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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für Bewerbende

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens bei banc philoro verarbeiten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den anwendbaren Datenschutzbestimmungen des Fürstentums Liechtenstein.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

philoro Invest AG
Heiligkreuz 6
9490 Vaduz
Liechtenstein
info@philoro-invest.li
Handelsregister: FL-0002.735.894-3

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich bei uns über unsere Karriereseite, per E-Mail oder auf anderem elektronischem Weg bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens sowie zur Vorbereitung eines möglichen Arbeitsverhältnisses. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere, um:
  • Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu bearbeiten,
  • Ihre fachliche und persönliche Eignung für die ausgeschriebene Position zu beurteilen,
  • mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu kommunizieren,
  • Bewerbungsgespräche und weitere Auswahlverfahren durchzuführen und
  • gegebenenfalls einen Arbeitsvertrag vorzubereiten.

4. Verarbeitete personenbezogene Daten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
  • Vor- und Nachname
  • Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Wohnadresse
  • Geburtsdatum, soweit angegeben
  • Angaben zu Ausbildung und beruflichem Werdegang
  • Qualifikationen und berufliche Erfahrungen
  • Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse
  • LinkedIn-Profil oder vergleichbare berufliche Profile, soweit angegeben
  • Angaben darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
  • Informationen aus Bewerbungsgesprächen und weiteren Auswahlverfahren
  • weitere Informationen und Dokumente, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig zur Verfügung stellen.
Bitte übermitteln Sie uns nur personenbezogene Daten, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich oder relevant sind.

5. Zugriff auf Ihre Daten

Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten erhalten nur Personen, die diese für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens benötigen. Dazu gehören insbesondere Mitarbeitende des HR-Bereichs, die zuständigen Führungskräfte sowie weitere unmittelbar am Auswahlverfahren beteiligte Personen.

6. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerbender grundsätzlich nach 180 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Bei einer Anonymisierung können nicht mehr auf Ihre Person zurückführbare Daten für statistische Auswertungen verwendet werden. Wenn aus Ihrer Bewerbung ein Arbeitsverhältnis entsteht, werden die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten in die Personaladministration übernommen und entsprechend den hierfür geltenden gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen verarbeitet.

7. Talent Pool

Unabhängig vom konkreten Bewerbungsverfahren können wir Ihnen anbieten, Ihre Bewerbungsdaten für zukünftige passende Stellenangebote in unserem Talent Pool zu speichern. Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt ausschliesslich auf Grundlage Ihrer gesonderten und freiwilligen Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden Ihre Daten aus dem Talent Pool gelöscht, sofern keine anderweitigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Die Entscheidung gegen eine Aufnahme in den Talent Pool hat keinerlei Auswirkungen auf Ihre aktuelle Bewerbung.

8. Einsatz von Personio

Für die Durchführung unseres Bewerbungsmanagements nutzen wir die Recruiting- und Personalmanagementsoftware von Personio. Personio verarbeitet die im Rahmen Ihrer Bewerbung erfassten Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäss Art. 28 DSGVO. Wir bleiben für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten verantwortlich.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht:
  • Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten,
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
  • die Löschung Ihrer Daten zu verlangen,
  • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
  • der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen,
  • Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, sowie
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns unter den unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten wenden. Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff oder unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Prozesse oder die von uns eingesetzten Systeme ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Karriereseite veröffentlichte aktuelle Version. Ergänzend gelten in Zukunft ebenfalls die allgemeinen Datenschutzbestimmungen der banc philoro PRECIOUS METAL BANK AG. 

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.